TRATAMIENTO DE BASE DE DATOS DE TIPOINK S.A.S
ARTICULO PRIMERO
TIPOINK SAS, Continúa comprometido con la seguridad en el tratamiento de la información que cuenta en sus bases de datos.
Por lo anterior y con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” en su calidad como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.
La presente Política se aplica a toda información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores, empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre información a TIPOINK SAS.
ARTICULO SEGUNDO
Dentro del desarrollo de los servicios que TIPOINK SAS presta requiere de algunos datos personales, en el marco de la relación que la vincula con sus clientes, proveedores, contratistas, y demás personas relacionadas con su objeto social, información que corresponde a la estrictamente necesaria para la gestión desarrollada y para esto se podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho de habeas data y protección de datos personales.
A. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
B. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
C. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
D. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
E. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
F. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
G. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
ARTICULO TERCERO
El responsable del tratamiento de sus datos personales es TIPOINK SAS, identificado con NIT: 900.396.825-3, con sede principal en la Carrera 6 Nº 27-20 PISO 8 de Bogotá D.C, Portal Web: www.barrerapalacio.com PBX 601 7426212
ARTICULO CUARTO
La finalidad de los datos personales con que cuenta TIPOINK SAS en sus bases de datos ha sido creada exclusivamente con fines comerciales que ha venido utilizando para fines propios de su objeto social y obtenida a través del registro en su sitio web, solicitudes de cotización electrónicamente, vía telefónica, reuniones, eventos presenciales y virtuales. Los datos que utiliza TIPOINK S.A.S para la normal comunicación con sus prospectos y clientes, tiene que ver con sus datos de identificación, esto es nombres y apellidos, cargo, profesión u oficio. Adicionalmente, TIPOINK SAS utiliza datos de contacto de la compañía: teléfonos (oficina y móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa, número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y datos básicos de contactos en las compañías, tales como nombres, cargos, teléfonos y extensiones. TIPOINK SAS hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que pueden o no contener firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas. Así como cotizaciones presentadas, productos o servicios prestados e información propia de gestión del área comercial y financiera.
La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión, administración, mejora y ampliación de los distintos servicios y productos, la elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social TIPOINK SAS requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizadas exclusivamente por las áreas de mercadeo, comercial, administrativa, financiera y servicio al cliente para las siguientes finalidades:
A. Informar sobre los servicios y productos ofrecidos por TIPOINK SAS relacionados con asuntos en Derecho Laboral, Seguridad Social, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Representación Judicial en Procesos Laborales, Auditorias Laborales, Asuntos Migratorios, Negociación Colectiva, Diagnóstico Laborales, Asesoría en procesos de fiscalización de la UGPP y Capacitaciones.
B. Informar sobre eventos organizados por parte de TIPOINK SAS
C. Para el efectivo cruce de información entre el responsable y el titular de la misma (como por ejemplo datos de contacto).
D. Envío de productos o servicios adquiridos con la firma.
E. Dar cumplimiento a las obligaciones legal o contractualmente adquiridas por TIPOINK SAS
F. Realizar análisis sobre la calidad de los servicios o productos ofrecidos por la firma
G. Dar el tratamiento autorizado por la normatividad aplicable a los datos personales con que cuente la firma en la base de datos.
H. Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a sus intereses, campañas de actualización de datos.
I. Envío de comunicaciones o información comercial por correo electrónico o a direcciones físicas.
J. Mejorar los servicios que ofrece TIPOINK SAS
K. Gestión de las peticiones, quejas y reclamos.
ARTÍCULO QUINTO
La autorización del Titular no será necesaria cuando se presente los siguientes requerimientos:
A. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
B. Datos de naturaleza pública
C. Casos de urgencia médica o sanitaria
D. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos
E. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la normatividad aplicable.
ARTÍCULO SEXTO
El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a TIPOINK SAS radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:
A. Correo electrónico: habeasdatabarrerapalacio@gmail.com
B. Correo directo dirigido a TIPOINK SAS a la Carrera 6 Nº 27 – 20 PISO 8 Bogotá, Colombia.
De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:
A. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
B. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
C. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombres y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado por su titular.
El titular de los datos personales podrá solicitar a TIPOINK SAS copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, TIPOINK SAS Actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de datos de TIPOINK SAS
ARTÍCULO SÉPTIMO
Datos sensibles. Conforme a la normatividad aplicable, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
ARTÍCULO OCTAVO
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
A. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización
B. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización
C. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular
D. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial
E. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
ARTICULO NOVENO
El Tratamiento de los datos sensibles a que se refiere el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 está prohibido, a excepción de los casos expresamente señalados en el artículo 6 de la citada ley. En el Tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho Tratamiento sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:
A. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
B. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
ARTICULO DECIMO
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de TIPOINK SAS quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
PARÁGRAFO PRIMERO
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de TIPOINK SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante TIPOINK SAS el cual será tramitado con la siguiente información:
A. Identificación del titular
B. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
C. La dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales TIPOINK SAS no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si vencido el término legal respectivo, TIPOINK SAS no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581de 2012.
ARTICULO DÉCIMO PRIMERO
TIPOINK SAS ha promovido la utilización de todos los mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados por TIPOINK S.A.S. Entre dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de privacidad en la página www.barrerapalacio.com Y en la firma de los correos electrónicos corporativos.
TIPOINK SAS considera que los anteriores son mecanismos eficientes de comunicación. Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado a TIPOINK SAS para solicitar la supresión de sus datos personales, TIPOINK SAS concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación de los datos.
ARTICULO DÉCIMO SEGUNDO
TIPOINK SAS se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.
ARTICULO DÉCIMO TERCERO
Los datos personales que reposen en las bases de datos de TIPOINK SAS sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la prestación de los servicios de TIPOINK SAS, serán utilizados única y exclusivamente de manera enunciativa en el registro y toma de estadísticas. TIPOINK SAS asegura su protección de conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de TIPOINK SAS o que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera TIPOINK SAS facilitará a los representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO
Las bases de datos o archivos no serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de TIPOINK SAS con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de TIPOINK SAS
TIPOINK SAS celebra acuerdos de confidencialidad con sus proveedores para asegurar la protección de los datos.
ARTICULO DÉCIMO QUINTO
TIPOINK SAS informa a los titulares de los datos personales que han adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos personales que el titular de la información suministre a TIPOINK SAS bajo cualquier medio, tales como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección de datos personales.
La información será incorporada en las diferentes bases de datos que maneja TIPOINK SAS y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de TIPOINK SAS
ARTICULO DÉCIMO SEXTO
TIPOINK SAS cuenta con protocolos de seguridad y de acceso a los sistemas de información. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecida en la Ley. El sistema en donde reposan las bases de datos cuenta con distintas certificaciones de seguridad, está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por entes auditores a nivel internacional. Sólo personal autorizado puede acceder a él y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un sistema protegido con contraseñas.
Por lo anterior, TIPOINK SAS otorgará las garantías y asumirá las obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente la seguridad de la información en medio digital o físico.
ARTICULO DÉCIMO SÉPTIMO
El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de TIPOINK SAS teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y TIPOINK SAS y que TIPOINK SAS ha solicitado de manera explícita a sus clientes, prospectos, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; TIPOINK SAS continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.
ARTICULO DÉCIMO OCTAVO
Para el entendimiento y alcance de esta política deberá tenerse siempre en cuenta que en ejercicio de la profesión de abogados y de acuerdo con lo establecido en el artículo 74 de la Constitución Nacional, el secreto profesional es inviolable, aspecto que deberá armonizarse siempre frente al alcance de aplicación de este documento.
ARTICULO DÉCIMO NOVENO
La vigencia de las políticas de tratamientos de datos personales, estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que TIPOINK SAS ejerza las actividades propias de su objeto social
ARTICULO VIGÉSIMO
Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a TIPOINK SAS Correo electrónico: hosting@tipoink.com El presente manual rige a partir de su publicación en el sitio web de TIPOINK SAS
